Welche Schritte können Sie bei der Automatisierung Ihrer zu zahlenden Konten -Verfahren unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie die besten Renditen für Ihre Investition erzielen?Was sind die effektivsten Strategien, die Ihrem Team helfen, das Beste aus dem von Ihnen gewählten Automatisierungstool herauszuholen?Was sind die besten Praktiken bei der Implementierung und Verwendung?
In diesem Leitfaden teilen wir die Antworten auf diese und mehr Fragen.Lassen Sie uns zunächst darüber hinausgehen, warum es wichtig ist, Ihre Automatisierung richtig zu machen.
Ihre durchschnittliche Automatisierung reicht nicht aus.
Die Workflow -Automatisierung ist ein leistungsstarkes Mittel, um die Art und Weise zu verändern, wie Teams arbeiten, unabhängig von der Branche, Größe oder Funktion dieses Teams.
Es reicht jedoch nicht aus, einfach mit der Verwendung von Workflow -Automatisierungssoftware zu beginnen, wenn Sie stehen, um mehr davon zu profitieren.Die Workflow -Automatisierung muss nachdenklich eingerichtet werden, um Best Practices zu befolgen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Hier sind unsere empfohlenen Best Practices, um das Beste daraus herauszuholenKonten für ein Tool für die Automatisierung von Workflow -Automatisierungen du wählst.
1. Geben Sie jemandem die AP -Automatisierungsverantwortung.
Setzen Sie jemanden, der für die Überwachung aller Aspekte der Kulissen der Software verantwortlich ist.Diese Person verwaltet den Prozess der Einrichtung der Software während ihrer Implementierungsphase und liefert analytische Berichte darüber, wie sie verbessert werden soll.
Dieser Manager ist der Hauptkontaktpunkt für Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Automatisierungssoftware.Er wird das gesamte Projekt nach Bedarf mit dem Anbieter administrieren und verwalten, für die Automatisierungsleistung verantwortlich sein, die Dinge reibungsloser lief und im Allgemeinen sicherstellenAutomatisierungsnutzenwird bis zu seinem Maximum genutzt.
Diese Person muss die Dinge effektiv steuern, obwohl sie möglicherweise keine direkte Kontrolle über die dafür erforderlichen Ressourcen hat.Die täglichen Verantwortlichkeiten des Managements werden in der Regel in das Management zurückzuführen, aber die Überwachungs- und Optimierungsverantwortung wird an den Projektmanager übernommen.
2. Nehmen Sie sich im Voraus von Mitgliedern Ihres AP -Teams ein.
Um die Automatisierung in Ihrer Kontenabteilung erfolgreich implementieren zu können, benötigen SieJedes Mitglied des Teams, an Bord zu seindamit und verpflichten Sie es, es gründlich zu verwenden.Automatisierung ist kein Solo -Unterfangen.Jeder muss in Bezug auf die Aufgaben und Prozesse, die Automatisierung benötigen, auf derselben Seite sein.
Bevor Sie Ihr Workflow -Automatisierungs -Tool bereitstellen, lassen Sie alle Mitglieder Ihres Konten -zahlbaren Teams mit der Nutzung, insbesondere denjenigen, die am direkten vom neuen System direkt betroffen sind, an Bord.Tun Sie dies, welcher Weg für Ihr Team am sinnvollsten ist.Möglicherweise erfordern es Einzelgespräche mit ihnen, um ihr Vorab-Feedback zu erhalten, aber es lohnt sich.
Wenn Sie alle Unterstützung haben, vom Mailroom bis zum Executive Board, wird die Einrichtung und Verwendung der Software weitaus einfacher und Sie sind so viel weiter, wenn Sie ein reibungsloses Geschäft führen.
3. Rollen Sie es Stück für Stück aus.
Am Anfang sind Sie möglicherweise versucht, alles gleichzeitig zusammenzubringen, um jeden einzelnen Geschäftsprozess zu automatisieren, den Sie können.
Obwohl die Automatisierung aufregend ist, ist es ratsam, zu warten, bevor sie auf alles angewendet werden.Automatisieren Sie stattdessen in Phasen, zumindest während der Anfangsphase.
Während die Automatisierung viele Probleme lösen kann, kann sie auch neue erstellen, wenn dies nicht der Fall istrichtig einrichten.Es wird eine Lernkurve für Sie und Ihr AP -Team geben, aber die Lernkurve des richtigen Automatisierungswerkzeugs ist nicht steil.
Es mag langsam erscheinen, die Automatisierung in Phasen zu verdrehen, aber es kann Ihnen geringfügige Speedbumps und wichtige Probleme sparen.Wenn Sie dabei lernen, werden Sie es besser, und die Automatisierung neuer Prozesse wird viel einfacher.
4. Betrachten Sie die Tools, die Sie bereits verwenden.
Ihr Team nutzt sicherlich eine Vielzahl von Tools für den täglichen AP -Betrieb.Dazu gehören Tools (Enterprise Resource Planning), CRM -Systeme (Customer Relationship Management).Dokumenten-Management, oder Business Intelligence Tools.
Um es Ihrem Team zu erleichtern, mit dem neuen automatisierten System zu streiten, sollte Ihr Workflow -Automatisierungswerkzeug nahtlos in die bereits verwendeten Tools integriert werden.Dadurch wird Ihr neues System schneller auf den neuesten Stand gebracht, da Ihre Teammitglieder bereits die Tools verwenden, mit denen sie arbeiten sollen.Es fördert die Effizienz für Ihr AP -Team, indem es die Zeit verringert, die erforderlich ist, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen.
Machen Sie Ihre Hausaufgaben zu Beginn, indem Sie Ihre prospektive Automatisierungssoftware recherchieren -Kann es gut mit Ihren anderen Tools spielen??
5. Haben Sie einen Backup -Plan.
Automatisierung ist technologisch.Es wird von Maschinen mit großartigen Erfolgsbildern der Zuverlässigkeit erleichtert, aber sie werden immer noch immer Möglichkeiten für Ausfallzeiten mit sich bringen.Während die Workflow -Automatisierungstechnologie weitaus zuverlässiger ist als unzuverlässig, funktioniert sie möglicherweise nicht 100% der Fälle.Stromausfälle oder Serverfehler haben immer eine geringe Wahrscheinlichkeit, dass es auftritt.Diese Störungen können Ihr gesamtes System sogar ab und zu zum Stillstand bringen.
Sie benötigen einen Sicherungsplan, der einsteigen kann, um die Automatisierung zu ersetzen, während ein Problem behoben wird.In diesem Backup -System werden Menschen in der Regel die automatisierten Aufgaben erledigen, wenn ein Problem aufnimmt.
Haben Sie einen Backup -Plan bereit, damit Ihr Geschäftsbetrieb fortgesetzt wird, wenn etwas schief gehen sollte.
6. Richten Sie den Automatisierungsprozess auf Ihre Geschäftsziele aus.
Das von Ihnen ausgewählte AP -Automatisierungstool sollte die Arbeit Ihres Teams und damit Ihre Geschäftsziele ergänzen.Es sollte sich mit Ihrer Vision ausrichten.
Verwenden Sie diese Technologie, um Ihre Geschäftsziele zu erleichtern.Beginnen Sie mit sorgfältiger Planung und Zieleinstellung, bevor Sie die Automatisierung starten.Entscheiden Sie, was Sie wollen und wie Sie das Tool verwenden, um es zu erreichen.Werden Sie beispielsweise die Anzahl der Rechnungen erhöhen, die Sie um 5.000 verarbeiten?
Sobald Sie Ihre Ziele klar definiert haben, verwenden Sie sie als Leitfaden, wie Sie die Technologie vorantreiben können.
7. Lernen Sie die Wolke kennen.
Bei der Implementierung der Workflow -Automatisierung werden Ihre Daten in der Cloud gespeichert.Es bietet viele Vorteile, ist aber nicht ohne Schwächen.
Betrachten Sie es bei jedem anderen Major, wenn Sie es sich bemühen, es sorgfältig zu berücksichtigen.Wenn Sie im Voraus ein wenig recherchieren, erleichtert es, Probleme später zu glätten.Einige der Dinge, die Sie im Auge behalten sollten:
- Sicherheit
- Katastrophenerholung und Geschäftskontinuität
- Rechenschaftspflicht
- Flexibilität
- Segmentierung
- Anpassung.
8. Metriken ernst nehmen.
Sobald Sie sich für die Automatisierung entschieden haben, haben Sie das eingetragen, was Sie möglicherweise als "Test" in Betracht ziehen.
Implementieren Sie zunächst das neue automatische System erst, wenn Sie verstehen, was mit dem aktuellen los ist.Würden Sie einen Arzt zuerst ohne gründliche Diagnose behandeln lassen?Natürlich nicht!
Bei Workflow -Automatisierung sollte es nicht anders sein. Ändern Sie Ihr vorhandenes System erst, wenn Sie * seinen aktuellen Zustand diagnostiziert haben.Dann werden Sie von einer Wissensposition aus operieren, anstatt blind vorwärts zu gehen.
Genauso sehr sollten Sie zuVerfolgen Sie Ihre AP -MetrikenUm zu sehen, welche Prozesse gut funktionieren und welche verbessert werden können.Sie können feststellen, dass Sie einen neuen Schritt benötigen oder feststellen, dass Sie zu viele Schritte haben und einige loswerden sollten.Was Sie ursprünglich reibungslos lief, könnte für eine gewisse Optimierung stehen.
Durch die Berücksichtigung von Metriken können Sie angemessenere Maßnahmen bei der Optimierung von Prozessen ergreifen.
9. Seien Sie bereit für Veränderungen.
Im Allgemeinen soll die Workflow -Automatisierung Sie ermitteln, um festzustellen, wo Änderungen in Ihren Prozessen benötigt werden, und um diese Änderungen zu erleichtern, um die nächste Leistungsstufe zu erreichen.Dies bedeutet, dass Sie darauf vorbereitet sein sollten, anders zu arbeiten, um vorteilhafte Änderungen umzusetzen.
Wenn Sie die Metriken verfolgen und testen, die diese Änderungen informieren (siehe #8), erhalten Sie neue Einblicke in Ihre Konten -zahlenden Workflows.
10. Standardisieren Sie die grundlegenden Prozesse.
Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die Fähigkeit, komplexe Prozesse zu optimieren.
Durch die Standardisierung dieser grundlegenden Operationen wie Rechnungseingang, GL -Codierung und Genehmigungen tragen Sie zur Optimierung des Geschäftsprozesses bei.Die Standardisierung hilft Ihnen dabei, in den Vorschriften einfach und schneller zu arbeiten.
Dies profitiert nicht nur die von der Konten zu zahlenden Abteilung, sondern auch die Anbieter, mit denen sie zusammenarbeiten, da dies zu einem schnelleren Zyklus von Beschaffung zu zahlen ist.Das ermöglicht es ihnen, genaue Zahlungen zeitnaher zu erhalten.
Ein Automatisierungswerkzeug zu bekommen ist eine Sache;Das Beste daraus herauszuholen ist ein anderer.Obwohl es weitere Best Practices gibt, ist die oben beschriebenen zehn oben genannten hilfreichen Starts, um Ihr Team dazu zu bringen, die von Ihnen gewählten Konten optimal zu nutzen.
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