Was sind Konten zu zahlen (AP)?Definition, Journaleinträge, Beispiele (2023)

Konten, zahlbar ist ein kritischer Geschäftsprozess, durch den alle Unternehmen ihre zahlenden Verpflichtungen effizient und effektiv verfolgen und verwalten.

Der von Business Insider geteilte Bericht über den neuesten Konten für die Automatisierungsbericht für die Automatisierung von Konten hat einige schockierende Enthüllungen.Hier sind einige wichtige Imbissbuden aus derBericht:

Der Markt für 22 Billionen US -Dollar US B2B Payments hat sich nur langsam digitalisiert. 36% der Unternehmen verwendeten Papierrechnung, 47% stützten sich auf manuelle Verfahren zur Genehmigung und 49% der im Scheck geleisteten Zahlungen.

Vierundvierzig Prozent der Unternehmen versuchen, ihren Verbindungsverfahren Automatisierung zu erhöhen, um die Effizienz und die Kostensenkung zu nutzen, die sie mit sich bringen, und gleichzeitig den Betrug und den Zugriff auf Zahlungsdaten erhöhen.

Große Unternehmen verfügen über die höchsten Budgets für digitale Lösungen, aber sie verwenden sie auch am wahrscheinlichsten, was kleine Unternehmen, Mittelmarktunternehmen, grenzüberschreitende Unternehmen und die Gig-Economy zum rensigen Ziel für Innovationen macht.

Konten, zahlbar ist ein kritischer Geschäftsprozess, durch den alle Unternehmen ihre zahlenden Verpflichtungen effizient und effektiv verfolgen und verwalten.Die Verfolgung Ihrer Schulden und die pünktliche Bezahlung ist für jedes Unternehmen von wesentlicher Bedeutung.Es hilft auch dabei, gute Beziehungen zu den Anbietern aufrechtzuerhalten und Geld zu sparen, indem sie frühe Zahlungen leisten.Hier in diesem Artikel haben wir alle Grundlagen von Konten erläutert, z. B. für die Abteilung für Konten für die Verbindlichkeiten, Kontenbörsenmaschinen und die zu zahlende Konten -Software.

Wir werden die folgenden Themen in diesem Artikel behandeln:

Was sind Konten zu zahlen?

Was ist in den Konten enthalten, die zu zahlen sind?

Was ist die Differenz zwischen den zu zahlenden Konten und den Forderungen von Konten?

Wie zahlende Konten aufzeichnen?

Beispiel für die zu zahlenden Konten

Was ist die Konten für den zu zahlenden Prozess?

Warum haben die zu zahlenden Konten für interne Kontrollen?

Warum sind Konten so wichtig zu zahlen?

Konten für die besten Best Practices

Was passiert, wenn ich meine Konten nicht löschen kann?

Was ist ein zu zahlender Alterungsplan von Konten?

Was ist die Funktion der zu zahlenden Abteilung für Konten?

Was sind die Verantwortlichkeiten von Account -zahlbarem Manager?

Was ist eine zu zahlende Automatisierung von Konten?

Was ist eine zu zahlende Software für Konten?

Was sind Konten zu zahlen (AP)?

Accoity (AP) ist ein Konto im Hauptbuch, das die Verpflichtung eines Unternehmens zur Bezahlung von Gegenständen oder Dienstleistungen für Krediten darstellt.Konten für Konten, die Sie Ihrem Anbieter oder Lieferanten für Artikel oder Dienstleistungen, die auf Kredite erworben wurden, zu schulden.Wenn Waren oder Dienstleistungen von Ihrem Anbieter oder Lieferanten auf Kredit gekauft werden, senden sie Ihnen eineRechnung.Diese Rechnung zeigt den Betrag, den Sie für Waren und Dienstleistungen schulden und zu Ihrem AP -Saldo hinzugefügt werden.AP werden als kurzfristige Haftung für die Ihres Unternehmens verzeichnetBilanz.

Schauen Sie sich unseren Leitfaden an, um mehr darüber zu erfahrenKonten für die zu zahlende Automatisierung.

Was ist in den Konten enthalten, die zu zahlen sind?

Konten des Kontens (AP) werden gemäß dem aktuellen Abschnitt "Verbindlichkeiten" aufgezeichnetBilanz.AP sind kurzfristige Schuldenzahlungen aufgrund Ihrer Anbieter oder Lieferanten.AP sind Schulden, die jedes Unternehmen zahlen muss, um Ausfall zu vermeiden.Viele Menschen gehen davon aus, dass zu zahlende Konten eine Ausgabe sind.AP ist kein Ausgabenkonto.AP ist ein Haftungskonto.Eine abgebildete Abteilung für Konten ist dafür verantwortlich, Zahlungen für Geschäftskosten, Reisen usw. zu leisten, usw.

Was ist der Unterschied zwischen den Forderungen und Konten zu zahlen?

Konten für die Zahlung sind Ihre Haftung, die Sie Ihren Anbietern oder Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen, die auf Kredite gekauft wurden, schulden.Forderungen von Konten sind Ihr Vermögenswert, da Ihre Kunden Ihnen im Austausch für Waren und Dienstleistungen, die auf Kredite gekauft wurden, schulden.

Lassen Sie uns die Differenz zwischen zu zahlenden Konten und den Forderungen mit einem Beispiel für die Forderungen.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen namens ABC Company kaufte einige Waren von einem anderen Unternehmen namens CDE Company auf Kredit.Hier sendet die CDE -Firma Ihnen eine Rechnung für 500 US -Dollar für Produkte, die auf Kredit gekauft wurden.

Wenn Sie die Rechnung erhalten, werden Sie sie als als aufzeichnenAbbrechnungsverbindlichkeitenIn Ihren Finanzbüchern, denn dieses Geld, das Sie der CDE -Firma für Waren schulden, die auf Kredite gekauft wurden.

Journaleintrag in ABC Company Accounting Books

CDE Company wird diesen Betrag als aufzeichnenForderungenin ihren Büchern als dieses Geld werden sieerhaltenvon ABC Company.

Journaleintrag in CDE Company Accounting Books

Wie zahlende Konten aufzeichnen?

In diesem Abschnitt werden wir die Aufzeichnung des AP Journaleintrags in Ihren Buchhaltungsbüchern erläutern.Immer wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von Anbietern auf Kredit gekauft hat, müssen sie den Eintrag von AP Journal in ihren Buchhaltungsbüchern aufzeichnen.

Beispiel: Am 1. Januar 2020 erwarb Ihr Unternehmen ABC Company ein Auto für 50.000 US-Dollar für Guthaben des CDE-Unternehmens.Jedes Unternehmen unterhält andersKontenkartezur Buchhaltung.Die ABC Company unterhält ein Asset -Konto mit dem Namen Vehicle, um den Kauf aller Fahrzeugvermögenswerte aufzuzeichnen.Hier wird das Vermögenskonto mit dem Namen Fahrzeuge um 50.000 US -Dollar belastet und Ihr Haftungskonto wird AP von 50.000 USD gutgeschrieben.Hier ist dasTagebucheintragFür das obige Beispiel:

Journaleintrag, um einen Kauf von Inventar auf Kredit aufzunehmen

Journaleintrag zur Aufzeichnung eines Kaufs von Krediten auf Kredit

Journaleintrag, um eine Barzahlung an einen Lieferanten zu leisten

Beispiel für die zu zahlenden Konten

Hier haben wir die Einträge für Buchhaltungskundenzahlen mit einem Beispiel erläutert.

Am 31. März 2020 kaufte die ABC Company bei der CDE -Firma Bestandsgegenstände im Wert von 1.000 USD.Hier in diesem Beispiel wird das Inventarkonto belastet und die zu zahlenden Konten werden gutgeschrieben.Hier ist der Journaleintrag in ABC Company Books im obigen Beispiel:

Was ist die Konten für den zu zahlenden Prozess?

In jedem Unternehmen hängt der zu zahlende Kontenprozess von der Größe und Hierarchie der Organisation ab.In kleinen Unternehmen erfolgt der gesamte Prozess von dem von Account Tarable Manager.In großen Organisationen wird jedoch jeder Schritt von verschiedenen Konten ausgesetzt.

Die AP -Abteilung muss Grundregeln und -prozesse festlegen, die vor der Zahlung der Lieferantenzahlung befolgen sollen.Diese Richtlinien und die Kontrolle über den zu zahlenden Konten sind unerlässlich, um Fehler zu vermeiden, die aufgrund der manuellen Arbeit verursacht werden.

Hier haben wir die wichtigsten Schritte des Kontens für den zu zahlenden Prozess aufgelistet:

Schritt 1 Erhalt der Rechnung oder Kaufrechnung

Sobald die Bestellung vom Verkäufer angenommen wurde, schicken sie Ihnen eine Rechnung und Waren in Ihr Geschäft oder Lagerhaus.Die Kaufrechnung kann von Anbietern auf verschiedene Arten wie E -Mails, Senden von Hardcopy per Post, Fax usw. geteilt werden. Die Rechnungen enthalten Details von Waren, Dienstleistungen undInventardass Sie zusammen mit dem Betrag gekauft haben, steuern, wenn überhaupt,, Rabatte und die Rechnungs- und Versanddetails.

Schritt 2 Kaufrechnung oder Rechnung wird intern zur Bearbeitung zugewiesen

Sobald die Kaufrechnung eingegangen ist, wird sie intern zur Bearbeitung zugewiesen.AP -Manager müssen es überprüfen und mit der an den Verkäufer gesendeten Bestellung vergleichen.

Schritt 3- Überprüfungsrechnung Details

Dies ist ein entscheidender Schritt, bei dem AP Manager sicherstellen muss, dass der Kaufrechnung oder die Rechnungsrechnung alle relevanten Informationen wie Lieferantennamen, Artikeldetails, Zahlungsdetails usw. enthält.

Schritt 4- Finanzbücher aktualisieren

Sobald die Rechnung eingegangen und überprüft wurde, müssen Ledger -Konten aktualisiert und in den Finanzbüchern eingebracht werden.

Schritt 5- Rechnungszahlung oder Rechnungszahlung kaufen

Der nächste wichtige Schritt nach der Aufzeichnung der Ausgaben besteht darin, die Zahlung von Kaufrechnungen zu leisten.Alle Rechnungen müssen pünktlich verfolgt und bezahlt werden, um verspätete Zahlungsgebühren zu vermeiden.Die Details des Lieferantenbankkontos werden im Zahlungsgutschein eingegeben.In einigen Unternehmen ist eine Genehmigung erforderlich, bevor der Anbieter einen Zahlungsgutschein ausgestellt hat.

Warum haben die zu zahlenden Konten für interne Kontrollen?

Jede Organisation muss über interne Prozesse und Kontrolle über den AP -Prozess verfügen, um sicherzustellen, dass die Bargeld und Vermögenswerte des Unternehmens sicher sind.Diese internen Kontrollen helfen Ihnen dabei, eine betrügerische oder ungenaue Rechnung zu verhindern.Außerdem werden Szenarien vermieden, in denen Sie den Verkäufer möglicherweise zweimal für dieselbe Rechnung bezahlen.

Warum sind Konten so wichtig zu zahlen?

Die pünktliche Verfolgung und Bezahlung Ihrer Konten, hilft Ihnen, gute Beziehungen zu Ihren Anbietern aufrechtzuerhalten.Wenn Sie rechtzeitig zurückzahlen, können Sie Geld sparen, da viele Anbieter Käufer Rabatte anbieten, die ihre ausstehenden Zahlungen rechtzeitig oder frühzeitig bezahlen.Hier haben wir die Bedeutung von AP mit einem Beispiel erklärt.

Beispiel- Verkäufer ABC Company bat die CDE-Firma, innerhalb von 30 Tagen eine Rechnung zu bezahlen, und erhielt einen Rabatt von zwei Prozent, wenn das CDE-Unternehmen innerhalb von 15 Tagen zahlt.

Die CDE -Firma bestellte Waren im Wert von 2000 USD von der Anbieter ABC Company.Als die CDE Company die Kaufrechnung oder die Rechnung erhielt, machten sie den folgenden Journaleintrag in ihren Finanzbüchern:

Die von der ABC Company gesendete Rechnung bietet einen Rabatt von zwei Prozent für die Zahlung der Rechnung innerhalb von 15 Tagen.Die CDE -Firma wollte zwei Prozentbetrag einsparen und beschlossen, die Rechnung innerhalb von 15 Tagen zu bezahlen.Hier in diesem Beispiel wird der von CDE Company veröffentlichte Journaleintrag folgende Details haben:

• Der erhaltene Rabattbetrag, weil die CDE -Firma beschlossen hat, frühzeitig zu bezahlen
  (2000 * 2%= $ 40)
• Die Zahlung an das ABC-Unternehmen (2000 bis 40 USD = 1960 US-Dollar)
• Aktualisierung der für ABC Company zu zahlenden Konten (Debit 2000 USD)

Hier in diesem Beispiel wird der Journaleintrag sein

Hier in diesem Beispiel hat die CDE -Firma 40 Dollar gespart, indem sie eine frühzeitige Zahlung leistete.

Konten für die besten Best Practices

Hier haben wir die Best Practices aufgelistet, mit denen Sie Ihren zu zahlenden Kontenprozess verbessern können:

Zentralisierung des zu zahlbaren Kontenprozesses

Die Zentralisierung des AP -Prozesses für alle Abteilungen mit vordefinierten Prozessen hilft Ihnen dabei, die Redundanz von Daten zu beseitigen und Zeit für die Kaufrechnung zu sparen.Es wird auch dazu beitragen, die Dateneingabefehler und die Kontrolle der Bestellung durch Mitarbeiter zu reduzieren.

Automatisierte Zahlungen Erinnerungen

Mit automatisierten Zahlungen erinnern Sie, dass Sie verspätete oder verpasste Zahlungen vermeiden.Außerdem können Sie Rabatte nutzen und die Kreditbedingungen mit Ihren Anbietern für zukünftige Einkäufe aushandeln.

Lieferantenprofilmanagement

Durch das Erstellen und Verwalten umfassender Anbieterprofile in AP -Software können Sie jederzeit und überall mit Web- und Mobile -Apps auf Anbieterprofilinformationen zugreifen.Sie können den Status von Lieferungen, Zahlungsdetails, Vertragsbedingungen und Rechnungen im System erwerben.

Verwalten Sie Ihren Cashflow

AP Automation hilft Ihnen, zukünftige Ausgaben zu planen.Es hilft Ihnen auch, ein Budget zu planen und aufrechtzuerhalten.Eine AP -Software hilft Ihnen, sicherzustellen, dass alle Zahlungen mit den zuvor mit dem Anbieter genehmigten Bestellungen übereinstimmen.AP -Automatisierung hilft beim Bau aCashflowUm die Lücken zu füllen, wenn der Cashflow verlangsamt und die Rechnungen fällig sind.

Was passiert, wenn ich meine Konten nicht löschen kann?

Nach den allgemeinen Rechnungslegungsgrundsätzen sollen alle Unternehmen bis zum Fälligkeitsdatum als ihre derzeitigen Verbindlichkeiten zur Verfügung stehen.Wenn ein Unternehmen den Betrag aufgrund einiger finanzieller Probleme kurzfristig nicht zahlen kann, können sie mit seinem Verkäufer sprechen und sie über die Zahlungsverzögerung informieren.Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Anbieter haben, stimmen sie möglicherweise zu, den gebührenden Betrag als langfristige Notizen zu machen.Einige Anbieter verlangen Zinszahlungen für alle verzögerten Zahlungen.

Was ist ein zu zahlender Alterungsplan von Konten?

Wenn Sie viele Anbieter haben, wird es für Sie schwierig sein, Konten für jeden Lieferanten zu pflegen und zu verfolgen.Alle Unternehmen müssen AP erstellenAlternungsberichteum alle Anbieterzahlungen im Auge zu behalten.

Der Zeitplan für den zu zahlenden Alterung des Kontens zeigt Ihnen die Liste aller Lieferanten mit der Rückzahlungsfrist.Außerdem zeigt der Alterungsplan verspätete Zahlungen, um verspätete Zahlungsgebühren durch Anbieter zu vermeiden.

Hier ist ein Musterkonten, der von Deskerbüchern generiert wirdBuchhaltungssoftware:

Was ist die Funktion der zu zahlenden Abteilung für Konten?

In jeder Organisation ist die AP -Abteilung für die Verwaltung, Verfolgung und Bezahlung aller eingehenden Rechnungen oder Kaufrechnungen verantwortlich.Die meisten großen Organisationen verfügen über eine unabhängige Abteilung für ein unabhängiges Konten, aber in kleinen Unternehmen werden von derselben Abteilung zu zahlenden und Forderungsaufgaben erledigt.Hier haben wir die Hauptfunktionen der AP -Abteilung aufgeführt:

Interne Zahlungen

Die AP -Abteilung ist für die Überprüfung und Erbringung interner Zahlungen für Waren verantwortlich, die von den Mitarbeitern gekaufte Service.Außerdem verwaltet und kontrolliert die AP -Abteilung Kleingeld.Immer wenn Mitarbeiter etwas für das Unternehmen kaufen, müssen sie die Erstattungsanfragen zusammen mit der Quittung erhöhen.Dies gilt für kleine Ausgaben wie den Kauf von Büroversorgung oder einige Büroausrüstung usw. In den meisten Unternehmen werden diese kleinen Ausgaben als geringfügiges Bargeld behandelt.

Verkäuferzahlungen

Die wichtigste Aufgabe der zu zahlenden Abteilung für Konten besteht darin, Kontaktinformationen der Lieferanten zu organisieren und zu verwaltenÜberprüfen Sie die Einkäufe, wenn eine Rechnung eingegangen ist.Sobald eine Rechnung überprüft wurde, gibt die von den Konten zu zahlende Abteilung einen Zahlungsgutschein an den Anbieter aus.

Verkäufermanagement

Die AP -Abteilung ist auch für die Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu Anbietern durch zeitnahe Zahlungen verantwortlich.Die zu zahlende Abteilung für die Konten muss Strategien entwickeln, um das Geschäftsgeld zu sparen, indem sie Rabatte aushandeln, indem sie frühzeitig Zahlungen für die Kaufrechnung leisten.Darüber hinaus verhandelt die zu zahlende Abteilung für Konten auch Kreditbedingungen mit den Anbietern.

Finanzbericht

Die AP -Abteilung ist für die Erstellung und Verfolgung aller Anbieterzahlungen verantwortlich.Die zu zahlenden Konten müssen sich vorbereitenMONATS-ALTING-REPORTUNGENFür alle Anbieter.AP -Aging -Berichte können manuell oder mit Hilfe der Buchhaltungssoftware erstellt werden.

Was sind die Verantwortlichkeiten von Account -zahlbarem Manager?

Die Rolle des Kontens für die Rolle des Kontens ist in jeder Organisation sehr wichtig.Hier haben wir die Verantwortlichkeiten und Stellenbeschreibung von AP Manager aufgelistet:

1. Überprüfung, Überprüfen, Veröffentlichen aller Rechnungen oder Kauf von Rechnungen.
2. Überprüfen Sie die Kaufrechnung gegen die zuvor mit dem Anbieter geteilte Bestellung.
3. Wartung von Dateien mit Kopien aller Gutscheine, Kauf von Rechnungen usw.
4. Wartung und Aktualisieren von Anbieterinformationen wie Name, Abrechnung und Versandadressen, Telefonnummern, Bankkonto -Details, Zahlungsmethode, E -Mail -Adressen usw.
5. Bankenaussagen in Einklang bringen.
6. Kommunizieren Sie mit Anbietern im Falle von Unstimmigkeiten in Rechnungsgegenständen oder -preisen.
7. Aufrechterhaltung des zu zahlenden Alterungsplanes für Konten.
8. Behalten Sie den Überblick über ausstehende Zahlungen und leisten Sie Anbieterzahlungen.

Was ist eine zu zahlende Automatisierung von Konten?

Die zu zahlende Automatisierung von Konten bezieht sich auf Tools oder Prozesse, mit denen Sie die manuellen Aspekte von AP beseitigen können, z. B. die manuelle Verfolgung von Kaufrechnungen, Rechnungen usw. Konten für die nachgebildete Automatisierungssoftware oder AP -Automatisierungssoftware ermöglichen es Ihnen, den gesamten Prozess durch Online -Einreichung und Genehmigung von Bestellungen und Kauf von Rechnungen zu automatisieren.

Mit der zu zahlenden Automatisierung von Konten können Sie Fehler reduzieren, indem Sie die manuelle Verarbeitung von Rechnungen beseitigen.AP Automation bietet Ihnen auch eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle über Ihre Finanzdaten.

Was ist eine zu zahlende Software für Konten?

Die zu zahlbare Software oder AP -Software für Konten ermöglicht es Ihnen, Ihren zu zahlenden Prozess zu automatisieren, z. B. Kaufrechnungengenehmigungen, E -Mail -Benachrichtigungen, Systemwarnungen und doppelte Rechnungsidentifikation.Die für die Account -Automatisierungssoftware zu zahlende Automatisierungssoftware ermöglichen Ihnen Finanzberichte, mit denen Sie Ihre aktuellen Verbindlichkeiten vollständige Sichtbarkeit bieten.Mit AP -Automatisierungssoftware können Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Finanzdaten haben.

Zusammenfassung

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung von Konten für das zahlbare Management und die Automatisierung von Konten.Da der AP -Prozess für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, müssen alle Unternehmen Zeit für seine erfolgreiche Umsetzung verbringen.AP -Automatisierung ist sehr wichtig, um die Effizienz zu erhöhen und Fehler durch manuelle Arbeit zu vermeiden.

Die zu zahlende Automatisierung von Konten hilft Ihnen, die Zeit und die Kosten für die Kaufrechnung zu verkürzen.Die AP -Automatisierung hilft auch dazu, menschliche Fehler zu verringern und die Effizienz zu steigern.Alle Unternehmen müssen AP -Automatisierungssoftware implementieren, um den zu zahlenden Kontenprozess zu optimieren.Durch die Implementierung von Account -Software für die Automatisierung von Konten wird der größte Teil der mit der Buchhaltung verbundenen Unterlagen beseitigt.

Wie Desktera -Bücher Ihnen bei der zu zahlenden Automatisierung von Konten helfen

Mit Demera -Büchern können Sie Rechnungen, Bestellungen und Verkäufer problemlos verfolgen und verwaltenGutschriftenin einem Platz.Sie können jederzeit von überall, auf Ihrem Handy oder Desktop auf Ihre Rechnungen zugreifen.Mit Desktera -Büchern erhalten automatisierte Berichte einen vollständigen Überblick über Ihre Konten -Verbindlichkeiten.Holen Sie sich automatisierte Warnungen für alle Fälligkeitsrechnungen, um verspätete Zahlungsgebühren und eine schlechte Beziehung zu Ihren Anbietern zu vermeiden.

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